Bitrix24 CRM And Projects

Analyse av Appwesome

Da jeg begynner å bruke Bitrix24 CRM And Projects i arbeidshverdagen, er det viktigste grepet å velge én konkret arbeidsflyt i stedet for å prøve å ta i bruk alt på én gang. Jeg ville for eksempel startet med et lite prosjekt og noen få kundesaker, slik at det blir tydelig hvor oppgaver, samtaler og oppfølging faktisk hører hjemme. Bitrix24 samler CRM, prosjektarbeid og samarbeid, men den bredden er mest nyttig når teamet har en felles idé om hvordan informasjonen skal organiseres.

En praktisk rutine kan være å registrere en ny henvendelse i CRM, notere neste oppfølging og knytte arbeidet videre til en oppgave eller et prosjekt når det trengs. Da blir ikke kundesamtalen liggende som en løs melding mens selve leveransen følges opp et annet sted. Jeg synes denne typen sammenheng er appens sterkeste argument: den kan redusere letingen etter siste beskjed, så lenge alle faktisk bruker de samme rutinene.

En arbeidsflyt som holder kundesaker og oppgaver samlet

Tenk deg en vanlig arbeidsdag der en kunde ber om en endring mens teamet allerede jobber med en leveranse. Jeg ville først oppdatert kundesaken med det som er avtalt, og deretter opprettet eller justert en oppgave med en tydelig ansvarlig og neste steg. Når kolleger kan finne samtalen og oppgaven i samme arbeidsmiljø, blir det enklere å overta saken uten å spørre kunden om informasjon på nytt.

Det er også en nyttig vane å skrive korte, konkrete oppgavenotater. «Følg opp kunden» sier lite til den som åpner saken senere; en formulering som beskriver hva som skal avklares, gir en bedre overgang mellom CRM og prosjektarbeid. Appen kan støtte denne organiseringen, men den kan ikke bestemme gode arbeidsvaner for teamet. Jeg ville derfor avtalt fra starten av hva som skal registreres som kundehistorikk, og hva som hører hjemme som prosjektoppgave.

Innstillinger som er verdt å gå gjennom

Bitrix24 kan tilpasses, og det er fristende å bygge et omfattende oppsett med en gang. Min anbefaling er å begynne med feltene og visningene teamet virkelig trenger. Hvis dere registrerer den samme informasjonen flere steder, blir det fort uklart hvilken versjon som er riktig. Et lite, gjennomtenkt CRM-oppsett er ofte mer nyttig enn mange felt ingen husker å fylle ut.

Ta også en runde på hvordan dashbordet er satt opp for de ulike arbeidsoppgavene. En person som følger opp kunder, trenger ikke nødvendigvis å starte dagen med de samme delene av appen som en prosjektleder. Når de viktigste arbeidsområdene er lette å finne, blir det mindre fristende å føre oppdateringer i private notater eller en separat chat. Jeg ville testet oppsettet med en reell arbeidsdag før jeg brukte tid på finjusteringer.

Automatisering kan være nyttig for repeterende arbeid, men bør følge en stabil rutine og ikke brukes til å skjule en uklar prosess. Før du automatiserer en oppfølging, bør teamet være enige om når den skal skje og hvem som eier neste steg. Slik unngår du at automatiserte regler bare lager flere påminnelser uten å gjøre kundearbeidet bedre.

Raskere mønstre uten å miste oversikten

Den raskeste måten å jobbe på er ikke nødvendigvis å bruke flest mulig funksjoner. Jeg ville heller laget en fast rekkefølge: sjekk dagens oppgaver, les relevante kundesamtaler, oppdater det som faktisk har endret seg, og avslutt med å skrive ned neste handling. Når teamet følger en slik enkel rytme, blir det lettere å se hva som venter, uten å måtte lete gjennom alle områdene hver gang.

Et annet nyttig grep er å behandle appen som felles arbeidsminne, ikke bare som et sted for statusmeldinger. Hvis en beslutning tas i chat, bør den viktige konsekvensen også føres inn på kundesaken eller oppgaven der den skal brukes. Chat er raskt for avklaringer, men en melding kan bli vanskelig å finne når den senere må kobles til en leveranse. Denne overgangen fra samtale til registrert neste steg er en liten vane med stor praktisk verdi.

På mobilen passer det best å håndtere korte oppdateringer mens du er på farten: sjekke en oppgave, legge inn en kundedetalj eller svare på noe som ikke krever lang dokumentasjon. Jeg ville ikke gjort mobilen til eneste arbeidsflate for komplisert prosjektplanlegging. Når du må sammenligne mange oppgaver eller tilpasse et større oppsett, er det mer behagelig å bruke datamaskin. Mobilen er sterkest som en måte å holde arbeidet i gang mellom møter og arbeidsøkter.

Hva er Bitrix24?

La meg starte med en liten introduksjon. Bitrix24 er en kraftig plattform som kombinerer CRM, prosjektstyring, kommunikasjon og samarbeid i én enkel applikasjon. Det fungerer som et digitalt kontor rett i lomma di. Enten du jobber i et lite team eller et stort selskap, kan Bitrix24 hjelpe deg med å holde orden på både kunder og prosjekter.

Brukergrensesnitt og funksjonalitet

En av de første tingene jeg la merke til var brukergrensesnittet. Det er ganske intuitivt, selv om det kan virke litt overveldende i starten med alle funksjonene. Men ikke bekymre deg, du vil raskt bli vant til det. Hele appen er designet for å være så brukervennlig som mulig, noe som virkelig hjelper når du har mye på tallerkenen.

La meg nevne noen av de kule funksjonene:

• CRM: Hold styr på kundene dine, spor interaksjoner og oppfølginger.
• Prosjektstyring: Opprett og administrer prosjekter, tildel oppgaver og følg fremdrift.
• Kommunikasjon: Chat med teamet ditt, videoanrop og meldinger.
• Automatisering: Sett opp arbeidsflyter for å automatisere repeterende oppgaver.

Integrasjoner og tilpasning

Noe av det jeg virkelig liker med Bitrix24 er muligheten for integrasjoner. Den kobler seg sømløst med mange andre verktøy som du kanskje allerede bruker, for eksempel Google Kalender og Slack. Det gir deg en helhetlig opplevelse uten å måtte bytte mellom ulike apper.

Tilpasning er også en stor fordel. Du kan justere dashbordet ditt, sette opp egne felter i CRM, og mye mer. Dette betyr at du kan skreddersy opplevelsen etter hva som fungerer best for deg og teamet ditt.

Mobilopplevelsen

Selv om jeg elsker å bruke appen på datamaskinen, har mobilversjonen av Bitrix24 også imponert meg. Den gir deg mulighet til å jobbe på farten, uten å gå glipp av noe viktig. Enten du trenger å sjekke en oppgave eller oppdatere en kundedetalj, kan du gjøre det rett fra mobilen.

Er det noe som mangler?

Selv om Bitrix24 er en fantastisk app, er det noen småting jeg skulle ønske var litt bedre. For eksempel kan det være litt kronglete å navigere mellom de mange funksjonene, spesielt hvis du ikke er vant til slike systemer. Men med litt tid og tilvenning, tror jeg de fleste vil finne seg godt til rette.

Noe annet å merke seg er at mens mange funksjoner er gratis, er det noen avanserte funksjoner som krever en betalt plan. Så, det kan være lurt å vurdere hva du faktisk trenger før du bestemmer deg for å oppgradere.

Det er særlig viktig å skille mellom appens bredde og hvor mye du faktisk trenger i en mobil arbeidsdag. En frilanser som bare vil holde orden på noen få oppgaver, kan oppleve CRM, prosjektverktøy og intern kommunikasjon som mer system enn nødvendig. For et team med gjentakende kundeoppfølging og arbeid som går fra salg til levering, gir kombinasjonen derimot mer mening. Jeg ville valgt et enklere oppgaveverktøy hvis målet bare er en personlig huskeliste, og et mer rendyrket CRM hvis kundearbeid er det eneste behovet.

Sammenlignet med vanlige alternativer som separate CRM-, chat- og prosjektapper, er Bitrix24s styrke at arbeidsområdene kan møtes i samme plattform. Avveiningen er at et samlet miljø også krever mer orientering: du må lære hvor informasjonen bør ligge, og unngå å spre den på tvers av funksjoner. Separate apper kan føles lettere å forstå hver for seg, men da må teamet selv passe på at kundebeskjeder, oppgaver og prosjektstatus henger sammen.

Bitrix24 er utviklet av Bitrix Inc, og appen har vært tilgjengelig siden 3. des. 2012. Den er gratis å installere, har en PG-klassifisering og krever minst operativsystemversjon 9. Den nåværende versjonen er 5.18.0 (3800). Den har et gjennomsnitt på 4,4 fra rundt 57 000 vurderinger og over 5 millioner installasjoner. Tallene gir et inntrykk av at dette er et etablert valg, men de sier ikke i seg selv om arbeidsflyten passer for deg; det bør avgjøres av hvordan teamet faktisk jobber.

Før du tar den i bruk bredt, ville jeg prøvd et avgrenset oppsett: én type kundesak, ett lite prosjekt og noen få oppgaver som viser hvordan informasjonen beveger seg mellom dem. Da kan du teste om teamet finner igjen samtaler, forstår ansvar og husker å registrere neste handling. Dette er også en praktisk måte å oppdage om mobilbruken dekker de raske oppdateringene dere trenger, mens større endringer fortsatt gjøres på datamaskin.

Hvis du vurderer om gratisversjonen holder, start med å kartlegge hvilke deler dere faktisk bruker, og undersøk deretter om en avansert funksjon dere trenger ligger bak en betalt plan. Det er bedre enn å oppgradere ut fra en lang ønskeliste før dere har prøvd den grunnleggende arbeidsflyten. For et lite team kan det være nok å samle kundekort, oppgaver og samtaler; større behov bør vurderes ut fra konkrete begrensninger dere møter, ikke antakelser.

Alt i alt, hvis du leter etter en allsidig app for CRM og prosjektstyring, er Bitrix24 CRM And Projects absolutt verdt å sjekke ut. Den gir deg muligheten til å holde alt samlet på ett sted, noe som kan spare deg både tid og stress. Så hvorfor ikke gi det et forsøk?